実際の電話の取次ぎ方は、
電話を繋ぐ相手の状況によって変わってきます。
担当者にすぐ繋げる事が出来る場合もあれば、
他の電話の対応中、会議中で席を外している、
そして外出中で不在の場合・・・
まずはじめに、電話を「受けるとき」の事を想定した手順を追ってみましょう。
あなた：「お電話ありがとうございます。〇〇会社でございます。」
相手：「△△商事の▼▼と申します。」
あなた：「△△商事の▼▼様でいらっしゃいますね。
いつもお世話になっております。」
相手：「◇◇部の☆☆部長はいらっしゃいますか？」
≪Point≫
・相手の情報を復唱して確認してから電話を繋ぐ
あなた：「◇◇部の☆☆ですね。(復唱)
かしこまりました。少々お待ちくださいませ。」
≪Point≫
・電話中であることを伝え、折り返し電話をかける形でも良いか尋ねる
・相手の名前、連絡先を復唱して確認する
あなた：「申し訳ございません。
あいにく☆☆がほかの電話にかかっております。
少々長くなりそうなので、お差し支えなければ、
折り返しお電話差し上げるよう、
申し伝えようと存じますがいかかでしょうか？」
相手：「お願いします」
あなた：「恐れ入りますが、ご連絡先をお伺いできますでしょうか？」
相手：「123-4567です」
あなた：「△△商事の▼▼様でいらっしゃいますね。
お電話番号は123-4567でお間違いないでしょうか？(復唱)」
相手：「はい。よろしくお願いします。」
あなた：「かしこまりました。
私××が承りました。失礼致します。」
≪Point≫
・会議中であることを伝え、急用かどうかを尋ねる
・会議終了時間を告げ、伝言を預かるか、他の担当者へ繋げるかなど代替案を提案をする
・急用の場合には会議中の担当者に電話があった旨を記したメモを差し入る
あなた：「申し訳ございません。
あいにく☆☆はただいま会議中でございます。 １５時には終わる予定でですが、
お急ぎのご用件でしょうか？」
相手：「少し急ぐのですが」
あなた：「もしお差し支えなければご用件を承りますが、
いかがでしょうか？」
または
「代わりの者でよければ☆☆の部署の者にお繋ぎできますが、
いかがでしょうか？」
相手：「☆☆部長でなければ・・・」
あなた：「かしこまりました。
それでは出来るだけ早く折り返しご連絡を 差し上げるように致しますので、
恐れ入りますが、ご連絡先をお伺い出来ますでしょうか？」
相手：「123-4567です」
あなた：「△△商事の▼▼様でいらっしゃいますね。
お電話番号は123-4567でお間違いないでしょうか？(復唱)」
相手：「はい。よろしくお願いします。」
あなた：「かしこまりました。
私××が承りました。失礼致します。」
≪Point≫
・外出中であることを告げ、戻り時間を告げる
・折り返しの提案をし、相手の連絡先を復唱して確認する
あなた：「申し訳ございません。
☆☆は外出しております。
こちらには〇時ほどに帰社する予定となっておりますので、
改めて☆☆より折り返しご連絡させましょうか？」
相手：「お願いします」
あなた：「かしこまりました。
恐れ入りますが、ご連絡先をお伺い出来ますでしょうか？」
相手：「123-4567です」
あなた：「△△商事のBBでいらっしゃいますね。
お電話番号は123-4567でお間違いないでしょうか？(復唱)」
相手「はい。よろしくお願いします。」
あなた：「かしこまりました。
私××が承りました。失礼致します。」