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今すぐ使えるビジネスマナー

お客様をお迎えする

ひとり一人の行動が、企業イメージに直結します。

来訪された方はすべてお客様であると心得て、心を込めた対応をしましょう。


〇大まかな流れ

  1.      受  付        
  2. アポありアポなし
  3. 案内 / 取り次ぎ
  4. 取り次ぎ / 案内
  5.   お 見 送 り     
  6.   後 片 付 け

 

お迎えの段階で大まかな情報を得て、 その後の対応を判断していきます。

 


 

〇受付で確認すること

受付の対応で会社の印象が決まります!

  • 受付などがないオフィスの場合は、入り口などお客様にいちばん近い方が素早く応対します。
  • 初めての来客であれば会社名お名前を確認し、アポイントメントがあるお客様かどうか確認します。
  • 「〇〇社の△△様でいらっしゃいますね」・・・間違いがないか、復唱しましょう

〇アポイントメントありのお客様の場合

  • アポイントメントのあるお客様の場合はご用件は聞かずに、応接室などにご案内します。
  • あらかじめ来客時間がわかっているときは、5分前にはお迎えできる状態になっていることがマナーです。
  • 「お待ち申し上げておりました」の一言を添えると、よりお客様に安心感を与えます。
  • ばたばたとせわしない状態では、お客様に不安感を与えてしまいます。相手にとって気持ちの良い応対のためには、時間の余裕とともに、心の余裕も不可欠です。

→ご案内のポイントは「お客様をご案内する」をチェック!

 

〇アポイントメントなしのお客様の場合

また、予定にない来客であっても、目配り気配りを忘れず、笑顔でお出迎えを。
お待たせしないよう、迅速な対応を心がけましょう。

  1. 社名やお名前、こちらの誰に会いに来たのか、ご用件をお伺いする。
    「失礼ですが、どのようなご用件でしょうか」
  2. 担当者の在・不在はお客様には伏せて、少々お待ちいただく。
    「少々お待ちいただけますか」
  3. 担当者にお客様をお通ししてよいか確認する。
    ※こちらの確認漏れかもしれないので、アポがないからといって失礼のないように!

a. すぐにお通しできるとき

「担当の者が参りますので、こちらで少々お待ちくださいませ」と添えて、お客様をご案内する。

b. お待たせするとき

どのくらいお待ちいただければ会えるのかをお伝えしたうえで、お待ちいただけるか確認する。

c. 担当者が不在の時

担当者が不在であることを告げて、相手の意向にそって応対する。

不在の理由や戻り時間も必要に応じてお伝えしましょう。

  • 代理の者と会ってもらう・・・「よろしければ〇〇が代わって承りますが」
  • 伝言をきく・・・「戻りましたら、確かに申し伝えます」
  • こちらから連絡する・・・「お電話は何時ころまでよろしいでしょうか」

d. お断りしなければいけないとき

「申し訳ありませんが」と一言添えて、お出口までお見送りする。

「お忙しいところをお越しいただきましたのに、誠に申し訳ございません」

担当者不在中に来客があったときは担当者にメモを残すなど、知らせておくこともマナーです。
自分の部署とは直接かかわらないお客様でも、会社にとっては大切なお客様であることを認識し、最後まで責任を持ちましょう。

挨拶

お迎えが出来たら・・・

「お客様をご案内する」

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