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今すぐ使えるビジネスマナー

報連相の組み立てに5W2Hを活用

5W2Hとは、情報を、論理的に分類して「まとめる」手法のことをいいます。

もともとは5W1Hという同種の手法があり、それに「How much(いくらで?)」を加えたものです。

5W1Hを分解すると「Why(なぜ?)/What(何を?)/When(いつ?)/Who(誰が?)/Where(どこで?)/How(どうやって?)」となります。

5W2Hを使うと、情報をヌケ・モレなく整理することができるため、電話の応対や企画の立案、何かを報告する際などに利用するとよいでしょう。特に5W2Hは、若手社会人の基本的なビジネスマナーとして指示を受ける際、報告する際に利用されています。なお、企画時に5W2Hを使うと、意見と事実を明確に区別することができるため、モノゴトがより具体的に見えてきます。

5W2Hを分解すると・・・

(1)Why(なぜ?)
目的や理由を明確にする。目的や理由を明確にしてから行動すると、作業の手戻りやブレが生じなくなります。
(2)What(何を?)
何を行うかを明確にする。仕事であれば仕事内容、依頼であれば依頼内容。
(3)When(いつ?)
時間や時期、期間を明確にします。
(4)Who(誰が?)
誰が行うかという実施主体、あるいは、誰と行うかという相手先を明確にします。
(5)Where(どこで?)
待ち合わせ場所や作業場所などの場所を明確にします。
(6)How(どうやって?)
方法や手段を明確し詳細化することで、実現性が向上します。
(7)How much(いくらで?)
費用を明確にすることで、費用対効果のある行動を選ぶことができます。

◆口頭での報告や連絡、相談は、忙しい相手に時間を割いてもらうことになるため、「5W2H」を意識して要点を絞り込み、短時間で済ませるようにします。相手が理解しやすように、あらかじめ話の流れ(具体例)を考えておきましょう。5W2Hは順番は関係ないので、Why(なぜ?)の結論から話の内容を組み立ていくのも短時間で伝える時のコツです。

図1