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報連相の重要性

仕事を進めるうえで、「報告」「連絡」「相談」は、タイミングや方法が大切です。

◆「報告」は何のために?

仕事が終わった時に、「終わりました。」の報告以外にも、「報告」が必要なときが、他にもあります。

  • 指示された仕事が予定よりかかりそうなとき
  • 長期の仕事の進行状況の中間報告
  • 仕事の進め方に変更が必要なとき
  • 新しい情報を入手したとき
  • 仕事に対する新しい改善方法を見つけたとき
  • ミスをしたとき

口頭で報告したい場合

急ぎの場合は、口頭で簡潔に伝えます。 まず結論から伝え、経過や状況などは結論を報告してから述べることです。 そして事実を伝え、個人的な意見は、上司に誤った判断をさせる原因になりますので避けたほうが良いです。

記述で報告したい場合

内容が複雑な場合は、記述報告します。 例えば、グラフや図式を用いた場合は、時間・数量などを明確にすると良いです。 メールでの報告は、必ず相手に読んでもらえるように、送信済みのメールを印刷し、相手の机の上におくのも良いです。

◆「連絡」は簡潔に用途によって手段を変える!

連絡の手段は、対象・内容・緊急度・重要度によって異なるため、 意思の疎通を図るには次にあげる内容で使い分けると良いです。 簡単なもの、急を要するもの 口頭・電話・ファックス等で必要なことを素早く連絡します。 多数に知らせたい時、 朝礼や会議に人が集まる時を利用するか、社内報などを利用します。 また、書面で知らせたい時は次の場合です。

  • 数字を伴うもの
  • 重要な内容のもの
  • 複雑なものは、回覧や稟議の形にする
  • 伝言だけでは、間違いが起こる恐れがあるもの
  • 制度化されているもの(日報など)
  • グラフや図表を示す必要があるとき

◆「相談」は伝える情報に最善の注意を払う!

仕事をしていく上で、悩み事は必ず発生します。 相談する際は、自分が何を悩んでいるかを明確にし、相手の忙しくないタイミングを見ながら 判断するのが望ましいです。悩み事だけではなく、不明点を確認するのも、同様です。 例えば、「Aさんから任されているプロジェクトがうまくいかなくて困っています。」と相談したところ、 相手は、 ”なんでうまくいかないの?”  ”私にどういうアドバイスがほしいの?”  ”どのようなプロジェクトなの?”
となってしまいます。 このように、相談する時に自分の持っている情報を、すべて伝えないと相談相手に余計な手間や無駄なアドバイスをさせたりして、良い結果が得られません。 次の3つの項目に沿って自分の持っている情報を整理し、項目の順番に伝えると、相談相手がアドバイスしやすくなります。

  1. 相談したい事柄の現状
  2. 相談したいことの目指しているところ
  3. 相談する前にすでに行動したこと、行動した後に目指してる状態にならなかった理由

この3項目をお伝えすることで、相談された側からは「どのような問題があって、どのようにしたらいいか」が理解できて、より的確なアドバイスを与えることができます。