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今すぐ使えるビジネスマナー

知っておくべき!報連相の5つのルール

 

  1. 結論から先に、簡潔に述べる
  2. 相手の都合を確認してから行動に移す
  3. ミスやトラブルはすぐに報告する
  4. 「事実」と「推測・憶測」は分けて説明
  5. 報連相の手段を適切に使い分ける(口頭、メール、電話、メモetc)

 

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1.結論から先に、簡潔に述べる

仕事を依頼した上司は、まず結果を知りたいはずです。
前置きはできるだけ短くして結論から先に伝えると良いでしょう。

 

2.相手の都合を確認してから行動に移す

相手の仕事を一旦中断させる事になるので、報告前に「今、お時間よろしいでしょうか?」など相手の都合を先にたずねるのがマナーです。
相手の仕事が落ち着いた時に話しかけるようにしましょう。
ただし、相手が忙しそうにしているからといって、報告が遅れて不都合が生じる場合もあります。
話す内容の重要性によって臨機応変に対応しましょう。

 

3.ミスやトラブルはすぐに報告する

仕事上でミスをした場合や、トラブルが発生した場合は放置せず、すぐに上司に報告しましょう。
そのままにしておくと、後々取り返しのつかない大きな問題に繋がる可能性もあります。
迅速に対応する事で問題解決につながるケースもありますので、必ず順守しましょう。

 

4.「事実」と「推測・憶測」は分けて説明

まず客観的な「事実」を正確に報告します。
後に「これは私の憶測ですが・・・」などと添え、自分の意見や憶測・反省などを話した方がすっきりとまとまり、聞き手に誤解を与えず正しく伝わるでしょう。

 

5.報連相の手段を適切に使い分ける(口頭、メール、電話、メモetc)

報連相の手段には、口頭、メモや書類、電子メール、電話、FAX、回覧など様々な方法があります。その内容やシーンに合った適切な方法を選びましょう。詳細はこちらでより詳しく説明しています。

 

 

報連相は職場で仕事を円滑に進めるために欠かすことが出来ない社会人のルールです。

一人前の社会人として報連相を守ることは基本マナーですが、意外とできていないという人も多いようです。報連相がきちんと機能していないと、上司や同僚との意思疎通がうまくいかず、その結果仕事の効率が落ちるなどして、業務上のトラブルに繋がる可能性も出てきます。