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今すぐ使えるビジネスマナー

はじめてでもわかる!ビジネスメールの基本マナー

 

ビジネスシーンでは、情報伝達の手段として頻繁にメールメールが使われます。

 メールのメリットは、相手の都合を気にすることなく、いつでも送ることができるということがあります。例えば海外とのやり取りも、メールなら時差や通信費を気にせずに済みますし、「外国語を電話で話すのは苦手だが書くのは何とか」という多くの日本人には重宝する手段です。

更に、メールは記録が残ります。添付ファイルも送れるので分かりやすく伝えられます。

一方で、メールはとても便利な情報手段ですが、使い方を間違えると相手に不快感を与えることもあれば、迷惑をかけてしまうこともあります。また、書き方によっては要件がきちんと伝わらなかったり、日々沢山のメールの中に埋没してしまう危険性もあります。その為、急ぎの連絡や大切な要件の場合には、メールを送った後に直接口頭や電話での再確認も必要となります

ビジネスメールの必須項目

ビジネスメールの基本は、簡潔に要件を伝えることです。

初めてメールをする相手でなければ、紙の文書のように季節の挨拶や「拝啓/敬具」などの頭語/結語はいりません。

ただし、相手の社名や名前、自分の所属や連絡先を記した署名は忘れないようにして下さい。

ビジネスメール例文

 

  1. 宛名…相手の社名、氏名

  2. 冒頭挨拶…「いつもお世話になっております。」など

  3. 名乗り…自分の社名、名前

  4. 本文…5W2Hに沿った文章

  5. 結びの挨拶…「今後ともよろしくお願い申し上げます。」など

  6. 署名…社名、部署名、氏名、連絡先、URL

以上を意識して文章を組み立てると、相手に対しても親切で分かりやすいメールになります。

それでは次ページでは、本文の内容を組立てる際に必要となる「冒頭挨拶」「5W2H」「結びの挨拶」についてお伝えいたします。

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