ビジネスシーンでは、情報伝達の手段として頻繁にメールが使われます。
メールのメリットは、相手の都合を気にすることなく、いつでも送ることができるということがあります。例えば海外とのやり取りも、メールなら時差や通信費を気にせずに済みますし、「外国語を電話で話すのは苦手だが書くのは何とか」という多くの日本人には重宝する手段です。
更に、メールは記録が残ります。添付ファイルも送れるので分かりやすく伝えられます。
一方で、メールはとても便利な情報手段ですが、使い方を間違えると相手に不快感を与えることもあれば、迷惑をかけてしまうこともあります。また、書き方によっては要件がきちんと伝わらなかったり、日々沢山のメールの中に埋没してしまう危険性もあります。その為、急ぎの連絡や大切な要件の場合には、メールを送った後に直接口頭や電話での再確認も必要となります。
ビジネスメールの基本は、簡潔に要件を伝えることです。
初めてメールをする相手でなければ、紙の文書のように季節の挨拶や「拝啓/敬具」などの頭語/結語はいりません。
ただし、相手の社名や名前、自分の所属や連絡先を記した署名は忘れないようにして下さい。
以上を意識して文章を組み立てると、相手に対しても親切で分かりやすいメールになります。
それでは次ページでは、本文の内容を組立てる際に必要となる「冒頭挨拶」「5W2H」「結びの挨拶」についてお伝えいたします。