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今すぐ使えるビジネスマナー

ビジネス文書 社外文書

社外文書

その目的が、先方に敬意を表し、正確に意向を伝えることです。たとえ個人名で出しても、会社を代表して書いているものです。会社の評価にそのままつながります。

慎重に言葉を選び、内容や書式、言葉づかいに十分な配慮が必要です。

先方が問い合わせできるように、必ず社名連絡先をのせましょう。

代表的な社外文書は、大きく分けて3種類あります。

1)社交儀礼な文書

取引先とのコミュニケーションをはかったり、相互の信頼関係を築くために欠かせません。

相手との関係をよく考慮したうえで、それぞれの趣旨に沿った内容にまとめます。

2)取引に関する文書

社外に向けてだされる業務や取引に関する文書類です。

会社の方針と食い違いがないか、事前に上司や責任者から確認や承認を得ておきます。

 

3)プレスリリース

企業が各メディアに向けて行う、新商品・新サービスの発売やイベント開催などの情報提供のことです。

メディアがこの情報を元にテレビ、新聞、雑誌、ニュースサイトに取り上げることで一般消費者に対して情報発信をしています。

プレスリリースはFAXによる送付等に加え、近年ではインターネットによる配信方法が一般的です。

 

《社外文書》

社外文書

 

日 付 文書の発行日を記入します。

宛 先 社名、部署名、役職名、氏名を書きます。会社宛、部署宛の場合は、役職・氏名は無しで敬称は「御中」とします。社名につく「株式会社」は(株)など省略しないのがマナーです。

差出人 社名、部署名、役職名、氏名を書きます。電話番号などの連絡先を入れる場合もあります。
タイトル 要件が一目でわかるタイトルを書きます。

本 文 前文(頭語・時候の挨拶・感謝)、主文(要件)、末文(しめくくり・結語)の流れで書きます。

別 記 要点を箇条書きにまとめます。

追 記 追記があればこの後に書き添えます。