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読みやすいメールのポイント

♦要件は簡潔に書きましょう!♦

テキストメールの場合、文字の大きさを変えたり、図を入れたり、といったレイアウト編集ができません。
こみいった説明を単調な文字だけでしようとすると、長く理解しにくい文章になってしまうことがあります。
要件をわかりやすくつたえるには、書き方に工夫が必要です。

♦読みにくいメール♦

読みにくい」メール

 ♦読みやすいメール♦

読みやすいメール

◎結論は最初に書く

必ず伝えたい重要なことは、初めに書いておきましょう
そのメールが長かったら、最後まできっちり読んでもらえないかもしれません。
また、「結局何が言いたいのか」が明確につたわらないこともあるからです。

◎1通のメールに複数の要素を入れない

同じ相手に伝えることだからといって、複数の要件を1通のメールに書いてしまうと、どちらかが
忘れられる場合があります。
ひとつめの要件を読んだ時点で「要件は伝わった」と受け手側は思い、つづきがあることに気づかれない
あるいは、ふたつめの要件に気がいってしまって、一つ目のことを忘れてしまう、ということもままあります。
よって、1通のメールはひとつの要件で簡潔させる、という配慮が必要です。