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今すぐ使えるビジネスマナー

重要・急ぎのメールについて

毎日、何通ものメールが届いていると、件名を見て重要・至急でないと判断されたものは後回しにされ、そのまま忘れ去られてしまったりします。 (特に上の立場になると、よりメール量が増えるので目を通すだけで一苦労です。) そうならないために、「重要だ!」「至急だ!」とわかりやすく伝える必要があります。

件名でアピール

メールで重要かそうでないかは、件名で判断されます。 件名にはできるだけ具体的な内容を入れ、特に重要な内容や急ぎの内容は、冒頭に【重要】や【至急】などと文字を入れることにより、目に入りやすくなります。

良い例

冒頭に【至急】という文字が書かれていて、更に、いつの会議の資料が変更になるのかが一目で分かるように書かれている。目前の会議のため、至急目を通して欲しいことが伝わる。

悪い例

冒頭に何も書かれておらず、いつの会議の資料なのかが分からない。 【至急】などもないため、先の会議の件だと思われて、後回しにされるかも!!

対応、返信が必要な場合は期限を明記

相手に何かを依頼したり、返信を求める場合には、いつまでにお願いしたいのか、その期限を必ず書いておきます。 件名に【至急】とだけ書かれていても、実際どれくらい急を要するのか相手には分かりません。ですので、期日(時間も必要な場合は何時までかも)を忘れずに書きましょう。
例  

メールは、電話と違い内容も残り、あまり時間にとらわれず送受信して読むことができるので大変便利です。便利といっても、日々たくさんのメールが届くなか、メールの処理だけに時間をとられすぎてしまうと元も子もありません。 ですので、送信する側は「出来るだけ簡潔に分かりやすく」受信側は「優先順位を意識して」効率的なメール・コミュニケーションを実践してみてください。