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今すぐ使えるビジネスマナー

はじめてでもわかる!ビジネスメールの基本の書き方

 

ビジネスメールの文章組立

メールには、手紙の構成やビジネス文書の定形書式のようなルールは確立されてはおりませんが、「こうした方が良い」とされる一定の型があります。

基本的な文章構成

ビジネス用メールは、

  1. 書き出しの挨拶
  2. 本題
  3. 結びの言葉

この3つの流れを一度ひな形にして覚えてしまえばその後は繰り返しで対応できます。

ビジネス文書と一緒で、初めは堅苦しく感じるかもしれませんが、様々な文書のやりとりを重ねるうちに、自分ならではの「型」が出来上がってきます。

書き出しの挨拶

メールの書き出しには、まずは「挨拶」を忘れずに書きましょう。気持ちの良い挨拶で始まるメールは、読んでいても気持ちの良いものですし、好印象を与えます。

そして、挨拶の大事なポイントは、相手との関係性や状況によって使い分けることです。パソコンの向こうにいる相手のことを考えた、気の利いた書き出しでメールを始めると、伝えにくい内容であっても、上手く伝えることができます。

電話でも対話でも、コミュニケーションは挨拶からです。

挨拶と聞いて、「拝啓かな?前略かな??」「時候の挨拶?」と思われた方がいるかもしれませんが、ビジネスメールは文書とは違います。

「いつもありがとうございます。」「これからもよろしくお願いいたします。」という感謝の気持ちを込めて書きましょう。

挨拶があるかないかで、あなたのメールの印象、ひいてはあなた自身の印象が大きく変わります。

そこで、社外用と社内用によく使われる挨拶を、いくつかご紹介いたします。挨拶を適切に使い分けることで、あなたの印象は更にアップします。

【社外向け】

  • いつも大変お世話になっております。
  • 先日はありがとうございました。
  • いつもご愛顧いただき、ありがとうございます。
  • いつもお引き立て頂き、誠にありがとうございます。
  • いつも格別のご協力をいただき、ありがとうございます。
  • ご無沙汰しております。/お久しぶりです。

【社内向け】

  • お疲れ様です。
  • おはようございます。
  • ご連絡ありがとうございます。

【挨拶の注意点】

これらの挨拶を使う際に、注意すべき点があります。

例えば、頻繁に顔を見せる取引先の担当営業が、一週間顔を見せなかった。そんな時に「お久しぶりです」で始めたメールを送ると、相手にとってプレッシャーになるかもしれませんし、顔を見せなかった理由を説明させることになります。

また、いつも暗くなってから帰社し、メールを処理することが分かっている社内の営業に対して、自分が朝にメールを処理するからと言って、毎回「おはようございます」からの挨拶で始めていたら、相手はどう感じるでしょうか。

※「ご苦労様です。」も、相手の労を上からねぎらう場合に使うので、目上の方には使わない方が良いでしょう。

こういった、相手の立場、状況、都合を考えない挨拶で、相手を不快にしないように気を付けましょう。

本題の文章構成

メールの文章の特徴は、第一に簡潔明瞭であることが大切です。その為、主旨が伝わらないということを避ける為にも、結論を先に述べることが、ビジネスメールでは必要です。

では、簡潔に結論の後から詳細を伝える為には、「5W2H」を意識して書いてみることで簡潔に、要点をもらさず伝えることが可能になります。

  • What・・・・何を(主旨・結論・目的)
  • When・・・・いつ(年月日及び時間)
  • Where・・・どこで(場所・地域・会場)
  • Why・・・・・なぜ(理由・原因・経緯)
  • Who・・・・・誰?(人物・物)
  • How・・・・・どのように(状況・様子・方法・詳細内容)
  • (How much・・金額)

これらをベースに作成することで、相手に分かりやすく正確な内容を伝えることができます。

また、メールでは、要件を箇条書きにして書くことも一般的です。

結びの言葉

メールの初めに挨拶を入れたら、メールの最後もきちんと挨拶の言葉(結び)できれいに終わりましょう。

ビジネスメールとは言え、読んだ後の印象が違ってきます。
こちらも本文に合わせた言葉を選んでお使いください。

【よろしくお願いいたします】

  • どうぞよろしくお願いいたします。
  • 以上、よろしくお願いいたします。
  • 今後とも、よろしくお願いいたします。

【返事を要求する結びの言葉】

  • ご返事お待ちしております。
  • お手数ですが、ご返事いただければ幸いです。
  • ご多忙のところ恐縮ですが、ご返答いただければ幸いです。
  • それでは、ご回答お待ちしております。

【検討を依頼する結びの言葉】

  • ご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。
  • ご検討のうえ、ご返事いただけますようお願いいたします。
  • ご意見、ご感想をいただければ幸いです。

【連絡を期待する結びの言葉】

  • ご不明な点がありましたら、お問い合わせください。
  • お手数ですが、ご確認いただき何かミスがありましたらご連絡いただけますでしょうか?

→締めの言葉の前に、相手にしてもらいたいことを伝えた場合は、締めの言葉で再度お願いする必要はありません。

くどくなると相手を信用していないような悪い印象を与えるからです。その場合は、「よろしくお願いいたします」や「それでは、失礼いたします」くらいが妥当です。

【「資料を受け取った」「とりあえずお礼を伝えたい」簡潔に終わらせたいメールの締めの言葉】

  • 取り急ぎ、ご報告まで。
  • まずは、お礼申し上げます。

【変身が不要なメールの締めの言葉】

  • なお、ご返信は不要です。
  • ご確認いただければ、ご返信は無用です。
  • 特に問題がなければ、ご返信にはおよびません。
  • 何か不都合がありましたら、お知らせくださいませ。

メール文書はできるだけ1画面内に収めるよう作成する

パソコン画面を動かすことを「画面をスクロール」と言いますが、これらは意外と面倒に感じるものです。また、受信者が何度もスクロールしないと分からない程の長文はメール文書として適さないと考えておきましょう。

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